Mükemmel E-Posta İmzası Nasıl Hazırlanır?
Pek çok insan e-posta imzalarına sonradan düşünülmüş şekilde yaklaşır. Aslında bu kaçırılmış büyük bir fırsattır. E-posta imzaları; kim olduğunuzu netleştirmeniz, insanların size ulaşmasını kolaylaştırmanız ve insanlara sizin hakkınızda ve işiniz hakkında daha fazla bilgi edinebilecekleri bir yer sağlamanız için bir şanstır.
Bu makalede “Mükemmel E-Posta İmzası Nasıl Hazırlanır?” sorusuna değineceğiz ve e-posta imzaları hakkında bilgi vereceğiz.
Mükemmel E-Posta İmzası Nasıl Hazırlanır?
1) Adı ve Soyadı
Adı ve soyadı bölümü, mesajınızın alıcısının kimden geldiğini bilmesi için her zaman dahil edilmelidir. Bu bölüm çoğu zaman metnin ilk satırı olarak kendini gösterir.
2) Üyelik Bilgileri
Bağlantılarınız iş unvanınızı, şirketinizi veya organizasyonunuzu ve/veya departmanınız içermelidir. İş unvanınızı ve çalıştığınız departmanı sunmak, konuşmadaki rolünüz hakkında belirleyici etkendir.
Buna ek olarak daha büyük bir kuruluşla bağlantı kurarken size daha fazla güvenilirlik sağlar. Üyelik bilgileri, mesajınızı ciddiye almaları için okuyucularınızın dikkatini çekmenize yardımcı olur.
3) İkincil İletişim Bilgileri
İkincil iletişim bilgileri sayesinde alıcı sizinle başka yollardan nasıl iletişim kuracağını bilir. İkincil bilgiler telefon, sosyal medya profilleri veya vurgulamak istediğiniz diğer iletişim yöntemlerini içerebilir. Ayrıca ikincil iletişim bilgileri kişisel websitenizi tanıtmak için de kullanabilirsiniz.
4) Sosyal Medya Bilgileri
Sosyal medyadaki varlığınız, markanızın önemli bir parçasıdır. Çünkü alanınızda takipçi kazanmanıza yardımcı olur ve insanlara neye önem verdiğinizi açıkça gösterir.
Bu nedenle e-posta imzanıza sosyal medya sayfalarınızın bağlantılarını eklemeyi ihmal etmemelisiniz. Bu eylem yalnızca markanızı güçlendirmekle kalmaz, aynı zamanda insanların sizinle iletişim kurmanın ve sizi takip etmenin yeni yollarını bulmasına da yardımcı olur.
Ayrıca sosyal medya sayesinde içeriklerinize trafik çekebilirsiniz. Dolayısıyla imzanıza sosyal simgeler eklerseniz, sosyal profillerini güncel tuttuğunuzdan insanları haberdar edebilirsiniz.
5) Harekete Geçirici Mesaj
E-posta imzanızda yapabileceğiniz en akıllıca şeylerden biri de harekete geçirici mesajlardır. En iyi e-posta imzası harekete geçirici mesajları basit, güncel, saldırgan olmayan ve e-posta stilinizle uyumlu olandır. E-posta imzalarının bu şekilde tasarlanması onların bir çeşit satış konuşması gibi görünmesini sağlar. Mevcut işletme hedeflerinizden biriyle uyumlu bir harekete geçirici mesaj seçin ve bu hedefler her değiştiğinde e-posta imzanızı güncelleyin.
5) Sektör Sorumluluk Reddi ve Yasal Gereklilikler
Özellikle finans ve sigorta gibi bazı sektörler, özel bilgilerin iletilmesini önlemek için e-posta kullanımı ve görgü kuralları hakkında özel yönergelere sahiptir. Bu nedenle, sektörünüzde hangi düzenlemelerin bulunduğunu araştırmak ve e-posta iletişimiyle ilgili imzanıza bir sorumluluk reddi beyanı eklemek isteyebilirsiniz. Sektörünüzde bu konuda herhangi bir düzenleme bulunmuyorsa bunu yapmak zorunda değilsiniz.
6) Fotoğraf ve Logo
Bir fotoğraf veya bir logo, e-posta imzanızı renklendirmek için harika bir seçimdir. Hiç tanışmadığınız alıcıların adınızı yüzünüzle ilişkilendirebilmesi için kişisel bir dokunuş istiyorsanız, imzanızda profesyonel bir fotoğraf kullanmayı düşünebilirsiniz. Alternatif olarak, e-postaya daha fazla marka bilinirliği eklemek için şirketinizin logosunu ekleyebilirsiniz.
7) Zamirler
E-posta imzalarında diğerleri kadar yaygın olmasa da tercih ettiğiniz zamirleri imzanıza eklemek, özellikle hiç tanışmadığınız kişilere e-posta gönderirken yararlıdır. Cinsiyet açısından tarafsız olarak algılanan bir adınız varsa bu zamiri kullanmak belirsizliği de ortadan kaldıracaktır.
Aşağıda profesyonel imzalar oluşturmaya yönelik bazı ipuçlarını görebilirsiniz:
1) Bağlantılarınızı ve ikincil iletişim bilgilerinizi vurgulayın
Bağlantınız; iş unvanınız, şirketiniz, okulunuz veya alıcılarınız için önemli olduğunu düşündüğünüz benzer bir kuruluş olabilir. Kurumsal imaj açısından popüler bir şirkette çalışıyorsanız marka adı ve logoyu kullanmak, okuyucularınızın dikkatini çekmenizi ve mesajınızı ciddiye almalarını sağlar.
2) Renkleri basit ve tutarlı tutun
Marka bilinci oluşturma, tutarlı olduğunda en etkili versiyonuna ulaşır. E-posta imzanıza renk eklemek, e-postanızın geri kalanından öne çıkmasına yardımcı olacak hoş bir dokunuştur. Ancak renk kullanımını abartmamalısınız.
3) İletişim numaranıza ulusal kod ekleyin
Dünyanın her yerinden insanlarla iletişime geçiyorsanız, iletişim telefon numaranızı listelerken ülkenizin kodunun önekini yazmayı unutmayın.
4) Tasarımınızı mobil uyumlu hale getirin
Mobil cihazlarda e-posta okuyan kişi sayısı arttıkça e-posta yazarken mobil kullanıcıların akıllarında o kadar çok yer tutmak isteyeceksiniz. E-posta imzanızı mobil uyumlu hale getirmenin en iyi yollarından biri, imzanızın tasarımını mobil kullanıcılar için okunması kolay ve tıklanabilir hale getirmektir. Metninizin küçük mobil ekranlarda okunabilecek kadar büyük olmadığından ve bağlantılarınızın insanların parmaklarıyla dokunabilecekleri kadar küçük olmadığından emin olmalısınız.